Le diagramme des affinités

Les ingrédients :

• Des fiches repositionnables (3 couleurs)
• Des stylos-feutres noirs
• Des marqueurs de couleur
• Des gommettes (3 couleurs)
• Une grande feuille de papier
• Et surtout, des participants (6 est l’effectif optimal selon moi)

Cuisson : comptez au moins 2h30

Partir des faits

Avez-vous déjà essayé de mettre d’accord les directions qualité, production, RH et commerciale d’une entreprise sur la définition d’un problème ?

😨 Pas facile, car ils observent tous le même sujet d’un angle totalement différent.

La clé, c’est de partir de constats factuels !

❌ Pas de solution

❌ Pas de jugements

❌ Pas d’avis

✅ Juste des faits observables

Chaque participant écrit ses constats sur des fiches repositionnables.

Une fiche = un constat.

Des phrases complètes et univoques (sujet-verbe-complément).

Une écriture lisible, avec un feutre noir (essayez de lire du crayon de papier à deux mètres).

😯 1^ère prise de conscience : ce n’est pas facile d’être factuel ! S’ils en rédigent 3-4 chacun, c’est déjà bien.

Ensuite, on les partage en groupe.

On s’assure que ce sont bien des faits indiscutables, formulés clairement (on peut négocier sur la forme, pas sur les faits). Le rôle de facilitateur/trice est ici central.

On supprime les éventuels doublons.

Regrouper par affinité

On colle toutes les fiches sur une feuille disposée au mur.

L’objectif est de les regrouper par affinité. Non pas par thème, mais simplement lorsque les participants sentent qu’il y a un lien entre les fiches.

Pas plus de 3-4 fiches par groupe (sinon, il faut les séparer en 2 groupes).

On peut laisser quelques fiches seules.

Utiliser l’induction

Je ne parle pas des plaques de cuisson, mais du mode de raisonnement qui consiste à tirer une conclusion générale à partir de faits singuliers.

L’objectif est de mettre un titre à chaque groupe de fiches, toujours avec une phrase. Ces titres de premier niveau doivent permettre de donner une signification nouvelle aux groupes d’idées.

Là, on quitte le monde factuel pour entrer dans l’abstrait, mais il s’agit d’une abstraction partagée. Ce n’est pas toujours évident pour les participants, il faut souvent les aider et SURTOUT éviter le simple étiquetage du style « Recrutement », « Non-qualité » ou « Documentation ».

(Utiliser des fiches de couleur différente pour bien les faire ressortir visuellement).

Ce n’est pas fini…

Car il faut le faire deux fois !

On regroupe ensuite les groupes de premier niveau et on ajoute des titres avec des fiches de couleur différente. C’est pour ça que les fiches sont repositionnables 😉

Mettre en page

Bien séparer les groupes et les délimiter à l’aide d’un marqueur de couleur.

Prioriser

Ensuite, on passe au vote.

Par exemple, avec des gommettes :

🔴 3 points,

🟡 2 points,

🟢 1 point.

Chaque participant dispose de 3 gommettes, qu’il doit coller sur les titres de premier niveau qui lui paraissent les plus importants.

Elles permettront de faire ressortir les principales idées du point de vue du groupe.

Conclure

C’est l’aboutissement du travail collectif : exprimer ce que l’ensemble de ce diagramme signifie pour les participants.

A ce stade, je lâche la méthode et je laisse les participants formuler à leur façon : on obtient parfois une conclusion sur la situation actuelle et parfois l’orientation que le groupe souhaite emprunter. Les deux sont pertinentes. Il faut en revanche veiller à ce que tout le monde soit OK avec la conclusion.

Voilà, vous obtenez ensuite un livrable tout chaud sous forme de diagramme, une équipe soudée autour d’une même vision et la satisfaction des participants d’avoir franchi une première étape collectivement.